Zásady spracovania a ochrany osobných údajov

Zásady spracovania a ochrany osobných údajov

Medzinárodný systém ECDL / ICDL je svojou podstatou zameraný na poskytovanie vzdelávacích a certifikačných služieb fyzickým osobám. Pretože sú tieto služby zviazané s konkrétnou osobou, nie je možné ich poskytovať bez spracovávania vybraných osobných údajov.

Prevádzkovateľ (správca osobných údajov)

Systém ECDL / ICDL je medzinárodný projekt, ktorého pravidlá stanovuje vlastník práv na systém ECDL / ICDL – nadácia ECDL Foundation, so sídlom v Dubline v Írsku (ďalej ECDL-F) a na ich dodržiavanie na Slovensku dohliada národný garant pre systém ECDL / ICDL, neziskové občianske združenie – Slovenská informatická spoločnosť.  Na základe povinností, ktoré vyplývajú z medzinárodnej licenčnej zmluvy medzi SISp a ECDL-F a v súlade so zákonnou úpravou ochrany osobných údajov na Slovensku, plní  SISp úlohu prevádzkovateľa.

Spracovatelia osobných údajov

Medzinárodný systém ECDL / ICDL je certifikačný systém, na ktorého realizácii sa podieľa celý rad zainteresovaných strán: od vlastníka práv na systém ECDL/ ICDL, cez národné informatické spoločnosti a ich partneri, až po vzdelávacie organizácie, školy  a inštitúcie štátnej správy, ktoré získali ECDL akreditáciu.  Pretože je žiadúce , aby sa všetky poskytnuté potrebné osobné údaje spracovávali jednotným, bezpečným a transparentným spôsobom a boli sprístupňované len oprávneným subjektom, musí sa na spracovaní osobných údajov podieľať viacero špecializovaných spracovateľov.             

Spracovateľom osobných údajov dotknutej osoby je:

• Vybrané akreditované testovacie centrum alebo centrá, ktoré poskytujú vzdelávacie a certifikačné služby v systéme ECDL/ ICDL;
• Spoločnosť Certicon, a.s., ktorá na základe zmluvy so Slovenskou informatickou spoločnosťou prevádzkuje časť Waset z centrálneho informačného systému IS ECDL/SK;
• Profesijné občianske združenie Slovenská informatická spoločnosť, ktorá je okrem iného zodpovedná za kontrolu kvality systému ECDL/ ICDL na Slovensku, a to prostredníctvom vykonávania kontrolnej činnosti;
• Nadnárodná nadácia ECDL Foundation, ktorá spracováva iba pseudonymizované osobné údaje resp. údaje súvisiace s procesmi v systéme ECDL.

Rozsah spracovávaných osobných údajov

Každá osoba (ďalej dotknutá osoba), ktorá má záujem využívať služby medzinárodného systému ECDL, musí poskytnúť spracovateľom osobných údajov minimálne nasledujúce osobné údaje:

• Meno (resp. mená)
• Priezvisko (resp. priezviská)
• Dátum narodenia
• E-mailová adresa

Nad rámec týchto základných (povinných) osobných údajov môžu sa spracovávať nasledovné doplnkové (nepovinné) osobné údaje:

• Akademické tituly
• Poštová adresa
• Telefonické číslo
• Iný elektronický kontakt

 Ak dotknutá osoba nemá záujem, aby na ECDL certifikátoch, ktoré môže získať, boli uvedené akademické tituly, ak si nepraje zaslanie vystavených ECDL dokladov prostredníctvom doručovateľských služieb alebo si nepraje elektronicky komunikovať so spracovateľmi osobných údajov, potom nemusí doplnkové osobné údaje poskytnúť.  Toto právo dotknutej osoby môže byť porušené, ak je nutné spracovávať doplnkové údaje na základe iných zákonných dôvodov.  

Účel spracovania osobných údajov

Osobné údaje, ktoré poskytla dotknutá osoba, sú spracovateľmi osobných údajov spracovávané na základe súhlasu so spracovaním osobných údajov, prípadne na základe obchodnej zmluvy alebo iného právneho základu pre spracovanie osobných údajov, výhradne na nasledovné účely:

• Registrácia do informačného systému IS ECDL/ SK (ktorý zahŕňa systém Waset) a personifikáciu indexov ECDL;
• Vystavovanie certifikátov ECDL a vystavovanie duplikátov dokladov ECDL;
• Overovanie platnosti získanej kvalifikácie ECDL alebo certifikátov ECDL;
• Kontrola kvality poskytovaných služieb v systéme ECDL a štatistické spracovanie údajov, ktoré súvisia s procesmi v systéme ECDL;
• Poskytovanie elektronického prístupu do časti Waset informačného systému IS ECDL/SK;
• Operatívna komunikácia so spracovateľmi osobných údajov, ktorí poskytujú vzdelávacie a certifikačné služby resp. koordinujú a garantujú celý proces.

Nikto zo spracovateľov nesmie používať osobné údaje na iné než tu vymenované účely. Výnimkou môže byť situácia, keď prevádzkovateľ (správca osobných údajov) je nútený v záujme dotknutej osoby alebo v záujme dodržiavanie pravidiel systému ECDL riešiť nepredvídateľnú situáciu. V takom prípade môže Slovenská informatická spoločnosť na účel naviazania komunikácie s dotknutou osobou použiť jej kontaktné informácie.

Zabezpečenie osobných údajov

Všetky osobné údaje sú zabezpečené štandardnými prostriedkami informačno komunikačných technológií voči strate, poškodeniu alebo zneužitiu. Servery s informačným systémom Waset sú súčasťou technickej infraštruktúry spoločnosti Certicon, a.s. a prístup k nim je možný len na základe oprávnení udeľovaných a spravovaných SISp. 

Všetky osoby, ktoré majú prístup k osobným údajom a k údajom súvisiacim s procesmi v systéme ECDL sú viazané mlčanlivosťou. Prístup k osobným údajom je selektívny, úplný prístup k osobným údajom všetkých dotknutých osôb na Slovensku majú iba vybraní pracovníci Slovenskej informatickej spoločnosti.

Súhlas so spracovaním osobných údajov

Písomný „Súhlas so spracovaním osobných údajov“ je hlavným právnym základom pre spracovanie osobných údajov. Nezávisle na tom, či existuje iný právny základ pre spracovanie osobných údajov konkrétnej osoby konkrétnym akreditovaným testovacím centrom ECDL (zmluva, oprávnený záujem), musí byť dotknutá osoba informovaná spracovateľom osobných údajov o všetkých skutočnostiach, ktoré sú uvedené v nasledujúcom vzore „Súhlasu so spracovaním osobných údajov“:

Súhlasím s tým, že mnou poskytnuté osobné údaje budú spracovávané v informačnom systéme IS ECDL/SK (ktorý zahŕňa systém Waset) v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, a to výhradne na účely registrácie do systému ECDL (personifikácia indexov) a vystavovania certifikátov ECDL, na účely následného overovania platnosti získanej kvalifikácie ECDL a vystavovania duplikátov dokladov ECDL, na účely kontroly kvality poskytovaných služieb a štatistického spracovania údajov, ktoré súvisia s procesmi v systéme ECDL, a na účel prípadnej operatívnej komunikácie so sprostredkovateľmi spracovania osobných údajov v systéme ECDL.

Beriem na vedomie, že prevádzkovateľom (správcom osobných údajov) v systéme ECDL je národný garant systému ECDL na Slovensku, Slovenská informatická spoločnosť, IČO 30845874, a že sprostredkovateľmi spracovania osobných údajov sú spoločnosť CertiCon a.s., IČO: 25083341 so sídlom v Českej republike, nadácia ECDL Foundation, VAT: IE8259212G, so sídlom v Dubline v Írsku, prípadne mnou zvolené  akreditované testovacie centrum ECDL. Bol(a) som oboznámený(á) s tým, že ďalšie informácie sú k dispozícii v dokumente Zásady spracovania a ochrany osobných údajov, ktoré sú dostupné na www.ecdl.sk.

Moje osobné údaje vrátane údajov, ktoré súvisia s procesmi v systéme ECDL, budú uchovávané po celú dobu platnosti mojich indexov ECDL (ak nejaké vlastním), prípadne po dobu platnosti mojej akreditácie skúšobného komisára ECDL (ak som akreditovaný(á)),  plus tri roky. Po uplynutí tejto doby, budú moje osobné údaje a údaje súvisiace s procesmi v systéme ECDL,  pseudonymizované tak, že z databázy údajov bude vymazané moje meno (resp. mená) a priezvisko, deň narodenia a všetky kontaktné údaje. Údaje, ktoré súvisia s procesmi v systéme ECDL, budú môcť byť v budúcnosti priradené opätovne k mojej osobe iba na základe mnou predloženého ľubovoľného dokladu zo systému ECDL alebo na základe poskytnutia inej stotožňujúcej informácie.

Beriem na vedomie, že poskytnutie tohto súhlasu je zmluvnou požiadavkou, tzn. že bez poskytnutia tohto súhlasu najmenej v základnom rozsahu osobných údajov nebudem pripustený(á) k žiadnej skúške ECDL a že bez poskytnutia kompletného súhlasu nebudem môcť plniť úlohu akreditovaného skúšobného komisára ECDL, manažéra testovania ECDL resp. asistenta manažéra. Ďalej beriem na vedomie, že tento súhlas môžem kedykoľvek odvolať u akreditovaného testovacieho centra ECDL alebo priamo u prevádzkovateľa (správcu) osobných údajov, a to písomne alebo prostredníctvom informačného systému IS ECDL/SK (ktorý zahŕňa systém Waset), do ktorého môžem od akreditovaného testovacieho centra ECDL alebo od prevádzkovateľa získať prístup.   Ak môj súhlas odvolám pred uplynutím vyššie uvedenej lehoty, beriem na vedomie, že už sa nebudem môcť prihlásiť a absolvovať ďalšie skúšky ECDL a že nebude možné vystaviť certifikáty ECDL,  overiť platnosť získanej kvalifikácie ECDL a ani nebude možné ďalej plniť akúkoľvek úlohu v systéme ECDL.

Potvrdzujem, že som sa zoznámil(a) so všetkými svojimi právami a povinnosťami a som si vedomý(á) aj dôsledkov, ktoré vyplývajú z uvedenia nepravdivých údajov alebo z predčasného odvolania súhlasu k spracovaniu osobných údajov.

 Práva dotknutých osôb

• Právo odvolať súhlas – každá osoba, ktorá poskytla súhlas so spracovaním osobných údajov, môže kedykoľvek tento súhlas odvolať u akreditovaného testovacieho centra resp. centier ECDL, ktorému resp. ktorým tento súhlas poskytla (ecdl.sk/akreditovacie-testovacie-centra) prípadne priamo u prevádzkovateľa (správcu osobných údajov) (www.ecdl.sk/kontakty), a to písomne alebo prostredníctvom informačného systému Waset, do ktorého môže od akreditovaného testovacieho centra ECDL získať elektronický prístup. Ak po odvolaní súhlasu už len jedinému akreditovanému testovaciemu centru ECDL neostáva žiadne ďalšie akreditované testovacie centrum ECDL s poskytnutým súhlasom, bude prevádzkovateľ všetky osobné údaje a údaje súvisiace s procesmi v systéme ECDL automaticky  pseudonymizovať tak, že z databázy bude vymazané meno (resp. mená), priezvisko (resp. priezviská), deň narodenia a všetky kontaktné údaje.  
• Právo na prístup / právo na ochranu – každá osoba, ktorá poskytla súhlas so spracovaním osobných údajov, môže požiadať akreditované testovacie centrum ECDL alebo prevádzkovateľa (správcu osobných údajov) o elektronický prístup do informačného systému Waset, prostredníctvom ktorého môže nahliadať na všetky svoje spracovávané osobné údaje a tú časť údajov, ktorá súvisí s procesmi v systéme ECDL. Niektoré svoje osobné údaje môže aktualizovať.
• Právo na výmaz – pri uplatnení tohto práva budú všetky osobné údaje a údaje súvisiace s procesmi v systéme ECDL prevádzkovateľom pseudonymizované tak, že z databázy bude vymazané meno (resp. mená), priezvisko (resp. priezviská), deň narodenia a všetky kontaktné údaje. Následne budú vykonané všetky potrebné ďalšie opatrenia na odstránenie osobných údajov napr. v zálohách údajov alebo v neštruktúrovaných komunikačných údajoch (napr. ad hoc elektronickej komunikácie).
• Právo na obmedzenie spracovania – toto právo sa automaticky uplatní, ak je vznesená námietka u prevádzkovateľa voči spracovaniu osobných údajov resp. pri riešení prípadnej spornej otázky ohľadne spracovania osobných údajov u osoby, ktorá sa zúčastnila testovania/skúšky. V takom prípade sa nebude s osobnými údajmi danej osoby nijako manipulovať až do úplného vyriešenia sporu.
• Právo na prenositeľnosť –osoba, ktorá sa zúčastnila testovania/ skúšky má trvalo k dispozícii tzv. index ECDL, v ktorom sú uvedené všetky spracovávané osobné údaje a časť údajov, ktoré súvisia s procesmi v systéme ECDL a nie sú utajované.  Zvyšná časť údajov, ktoré súvisia s procesmi v systéme ECDL, je z dôvodov pravidiel systému ECDL a oprávneného záujmu prevádzkovateľa utajovaná.

         doc. RNDr. Milan Ftáčnik, CSc., v.r.

         predseda Slovenskej informatickej spoločnosti

Zásady spracovania a ochrany osobných údajov

• Zásady spracovania a ochrany osobných údajov